Ansvarlig forretningsførsel og Speak Up

I tråd med ISS' verdier og etiske retningslinjer er vår forretningsintegritet ikke forhandlingsbar. I ISS er vi opptatt av å drive virksomheten vår i samsvar med lover og regler, og høye etiske standarder.

ISS har etablert en Speak Up-policy og et rapporteringssystem som gjør det mulig for ansatte, kunder, forretningspartnere og andre interessenter å rapportere problematiske forhold eller bekymringer på en sikker og konfidensiell måte.

Hvis du er en medarbeider, kunde, forretningspartner eller annen interessent og mener det forekommer brudd på ISS' etiske retningslinjer eller relevante lover og regler, oppfordrer vi deg til å si fra og rapportere dette. Ved å rapportere handler du i tråd med våre etiske retningslinjer og verdier, og hjelper til med å beskytte virksomheten vår og omdømmet vårt.

Du kan rapportere på flere måter. Avhengig av forholdets art og alvorlighetsgrad, kan du først ta opp saken med din overordnede eller leder, den lokale lederen for People & Culture, lokal juridisk direktør eller lokal CFO.

Hvis du ønsker å rapportere et forhold innenfor rammen av Speak Up-policyen, kan du gjøre det ved å gå til Speak Up-systemet. All kommunikasjon vil være anonym og konfidensiell med mindre du ber om noe annet. For å gjøre det lettere for oss å undersøke saken, vil vi anbefale at du identifiserer deg og forklarer saken tilstrekkelig detaljert.

Bekymringer knyttet til dine ansettelsesvilkår eller forhold på den lokale arbeidsplassen – for eksempel konflikter med kolleger og ledere, disiplinære sanksjoner, betaling av korrekt lønn og ytelser i rett tid – ligger utenfor omfanget av Speak Up-policyen og skal normalt rapporteres til din nærmeste overordnede eller den lokale lederen for People & Culture, og løses lokalt.

Dersom du ikke er komfortabel med å ta opp bekymringen din i de lokale rapporteringskanalene, eller hvis saken ikke blir løst på en tilfredsstillende måte, kan du bruke Speak Up-systemet til å rapportere saken.

Granskingsprosess
Bekymringer du sender inn via et nettbasert eller bemannet hotline Speak Up-system, vil bli kontrollert av et eksternt advokatfirma for å sikre prosessen mot interessekonflikter, før rapporten sendes til lederen for konsernets internrevisjon (Head of Group Internal Audit) eller videresendes til relevante ISS-organer. 

Lederen for konsernets internrevisjon skal: (i) registrere og bekrefte alle rapporter innen sju dager, (ii) vurdere alvorlighetsgraden og troverdigheten til rapporten som er tatt opp, og (iii) gå frem på samme måte for å treffe passende tiltak. Noen rapporterte saker kan løses uten at det er nødvendig med en gransking. 

Lederen for konsernets internrevisjon kan komme til å diskutere rapporten din med ISS Business Integrity Committee eller ISS Audit & Risk Committee eller sentrale medlemmer av ledelsen. Lederen for konsernets internrevisjon kan også engasjere eksterne revisorer, granskere og/eller juridiske rådgivere for å bistå i etterforskningen og analysen av resultatene.

Det vil bli iverksatt hensiktsmessige tiltak i tilfelle en gransking avdekker brudd på ISS' retningslinjer og/eller lover og forskrifter. Der det er juridisk mulig, og avhengig av omstendighetene, vil ISS informere deg om tiltaket som er planlagt eller iverksatt som en oppfølging av rapporten, og en begrunnelse for oppfølgingen.

Beskyttelse – ingen represalier mot varslere
Hvis du rapporterer et forhold til ISS i god tro, vil vi sikre at det ikke vil bli noen diskriminerende eller gjengjeldende represalier mot deg som følge av en Speak Up-rapport.

Relevante nasjonale lover som kan gi deg bedre beskyttelse etter at du har sendt inn Speak Up-rapporten, og etter at det er satt i gang en gransking, vil supplere eller overstyre disse retningslinjene. 

Med gjengjeldende represalier, eller gjengjeldelse, menes enhver direkte eller indirekte handling eller unnlatelse som forårsaker eller kan forårsake uberettiget skade på varsleren. Hvis du mener at du er blitt utsatt for represalier for å ha rapportert eller deltatt i en undersøkelse, skal du umiddelbart rapportere dette til lederen for konsernets internrevisjon (Head of Group Internal Audit – se kontaktinformasjon nedenfor) eller rapportere det via Speak Up-systemet. Alle slike rapporter vil bli undersøkt konfidensielt.

Alternative rapporteringsmåter: rapportering til myndigheter
Hvis du bor i EU, kan du i stedet for å rapportere til ISS, rapportere en bekymring til den lokale eksterne rapporteringskanalen som er tilgjengelig i ditt land. Den eksterne rapporteringskanalen administreres av en lokal myndighet i landet ditt som legger til rette for å rapportere saker på samme måte som man gjør internt til ISS. 

For informasjon om hvilken myndighet som håndterer den eksterne rapporteringskanalen, se nettsiden Responsible Business Conduct & Speak Up i ditt land. 

Du oppfordres til å rapportere bekymringer til ISS først.

Personopplysninger
Innsamling, behandling og eventuell utlevering av personopplysninger som er sendt inn via Speak Up-systemet vil bli utført i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, inkludert den norske personvernloven og EUs personvernforordning (GDPR).